Despre inventarierea echipamentelor în companiile mici

Când vine vorba de “inventar”, majoritatea micilor întreprinzători se gândesc la stocuri și rapoarte contabile imposibil de citit. Sigur, și acestea sunt importante, dar nu te ajută foarte mult atunci când vrei să afli pur și simplu ce dotări există în sediul firmei (computere, mobilier, echipamente electronice). Problema (ignorată cu mare aplomb în majoritatea companiilor mici) este: cum faci să ai mereu la dispoziție o listă cu echipamentele din companie și ce ar trebui să conțină?

Voi începe prin a spune că suportul pe care se stochează lista de inventar nu contează foarte mult. Nu ai nevoie de program de inventariere, coduri de bare și RFID-uri, deși unii vor încerca să-ți vândă așa ceva. Poți să folosești cu succes un fișier spreadsheet sau o bază de date extrem de simplă pe care să ți-o creezi singur. Ar putea să fie chiar și o listă pe suport fizic (totuși, nu recomand).

Iată câteva elemente importante pe care trebuie să ți le notezi:

Numărul de inventar. Atribuie fiecărui echipament pe care îl cumperi un număr unic. Nu te complica cu tot felul de sisteme de “codare”, e suficient să folosești o literă și numere – de exemplu M1 (mobilier 1), C10 (computer 10). Pentru că probabil vei avea mai multe bucăți identice, e bine să folosești o etichetă autoadezivă de calitate, pe care să scrii cu un marker permanent numărul de inventar.

Descriere. Câteva cuvinte sunt utile pentru a recunoaște mai târziu obiectul. Nu e nevoie să faci o compunere – “scaun înalt negru, piele” sau “multifuncțională HP neagră cu capac gri” sunt descrieri mai mult decât suficiente.

Locație/utilizator. E bine să fii pe cât de precis se poate la rubrica “Locație” – în felul acesta vei putea să localizezi imediat obiectul de care ai nevoie. Dacă echipamentul respectiv nu are o poziție fixă (laptop-uri, telefoane mobile), notează-ți aici persoana care trebuie să știe mereu unde se află echipamentul respectiv (utilizatorul).

Specificații. Aici vei descrie cu cât mai multe detalii toate specificațiile tehnice ale echipamentului respectiv. Pentru computere și alte electronice există deja specificațiile standard, pentru mobilier poți trece culoarea, finisajul și dimensiunile exacte. Dacă completezi cu atenție lista, te va ajuta foarte mult atunci când vei dori să afli dacă poți instala o anumită aplicație în rețeaua companiei sau când alcătuiești o listă de mobilier care trebuie înlocuit (și ai nevoie de dimensiuni și culori).

Data cumpărării. Vrei să afli cât de vechi sunt dotările din companie (și, intuitiv, să estimezi gradul de uzură fizică și morală) în câteva secunde? Ai grijă să completezi data cumpărării.

Data ieșirii din garanție. O altă dată importantă este data ieșirii din garanție. Importantă în special în cazul computerelor și electronicelor scumpe, reprezintă data de la care orice defect îl vei suporta direct. Dacă în multe cazuri poți continua să folosești echipamentele până când “pică” complet, în altele vei dori să știi din timp care sunt costurile și să fii pregătit să le repari sau să le înlocuiești.

Perioada de amortizare și data “casării”. Contabilul îți poate spune care este perioada după care poți casa anumite echipamente. Notează această dată în listă – vei putea astfel să știi când poți să scapi de echipamente fără mare bătaie de cap și fără vreo valoare minimă impusă la vânzare.

Modificări față de configurația inițiată. În special în cazul computerelor, este bine să notezi ce modificări (upgrade-uri sau înlocuiri de componente) au avut loc față de configurația inițială – și când. Atunci când vei înstrăina un anumit echipament vei putea documenta corect configurația față de noul utilizator, sau vei ști că poți să păstrezi anumite componente (mai noi/mai performante).

Certificat de garanție și factură. Nu vrei să sapi prin toată arhiva companiei pentru a recupera o factură sau certificatul de garanție de acum 2 ani, nu-i așa? Scanează actele și atașează-le inventarului. Când ai nevoie de ele, le printezi și poți să mergi direct la service.

Manuale de utilizare, CD-uri cu software sau drivere. Aceste obiecte sunt folosite în primele câteva zile după achiziție, apoi au prostul obicei să se ascundă în vreun sertar sau să dispară pur și simplu. Când vei vrea să vinzi un echipament, câțiva ani mai târziu, este frumos să oferi manualul și CD-urile noului proprietar. Prin urmare, descarcă de pe situl producătorului manualul în format PDF și software-ul (sau scanează manualul și fă o copie CD-ului original), astfel încât să ai mereu la îndemână un backup.

***

Crearea unei liste care să conțină câmpurile de mai sus durează mai puțin de un minut. Completarea ei pentru fiecare nou echipament cumpărat nu poate dura mai mult de 5 minute. Este un efort care merită făcut – vei avea la dispoziția ta o unealtă foarte utilă, care te va scuti în viitor de foarte mult timp pierdut, atunci când vei vrea să scapi de echipamentele folosite.

Tu cum faci inventarul echipamentelor? Ai un sistem mai complicat decât cel de mai sus? Scrie un comentariu mai jos!

Printre alte servicii IT, NOVIT se ocupă și cu administrarea și inventarierea echipamentelor tale. Contactează-ne pentru a obține o cotație de preț!

Image credit: snowlepard.

No related posts.