Formate de fișiere – ghid practic pentru companii

Știi gluma cu clientul care, pentru a trimite un screenshot la suport tehnic, a luat o cameră digitală, a făcut o poză ecranului, a inserat poza într-un document Word și l-a trimis ca atașament pe email? Dar cea în care ceri un preț pentru un produs și primești un email HTML cu 10 poze, plus o prezentare a companiei atașată și un spreadsheet cu 2000 de linii, ce conține toate produsele aflate în ofertă, totul în “doar” 15 MB? Știi că nu sunt glume?!

Exemplele de mai sus nu sunt nici izolate, nici extraordinare. Se întâmplă zilnic ca un utilizator sau altul să găsească moduri creative de a folosi diverse formate de fișiere, atunci când ar exista o alternativă mai bună. Desigur, vina nu este doar a utilizatorilor, ci și a companiilor pentru care lucrează – pentru că nu există un cod de bune practici și o standardizare la nivel de companie.

Drept urmare, iată mai jos câteva reguli de bază pe care ar trebui să le respecți atunci când creezi o politică sau un ghid de bune practici în ce privește documentele și formatele de fișiere pe care le vor folosi angajații.

• Respectarea scopului. Fiecare tip de fișier a fost creat pentru a satisface un scenariu de utilizare. Acesta trebuie cunoscut și respectat de utilizatori. Nu se vor folosi spreadsheet-uri dacă aspectul și formatarea sunt importante. Nu este cazul ca orice trei fraze să fie salvate într-un document text cu antet, footer și logo. Bugetele, mai ales dacă trebuie să poată fi modificate ușor, nu se trimit sub formă de prezentări, ci ca spreadsheet-uri.
• Compatibilitatea cu versiuni vechi. Dacă nu ești convins că toți colaboratorii sau clienții tăi dispun de cele mai noi pachete software, abține-te să folosești ultimele formate de fișiere, chiar dacă sunt opțiunile implicite ale versiunii curente sau au diverse avantaje. Exemplul cel mai comun: docx versus doc. Nu toată lumea și-a actualizat suita office și, prin urmare, se pierde timp prețios pentru a cere o versiune doc compatibilă, care de multe ori nu păstrează chiar toate formatările, etc.
• Preferă formatele standardizate și portabile, evită ciudățeniile. Ai descoperit un format nou de fișier, care are beneficii și pare foarte util? Ignoră-l! O să fie foarte complicat să le explici oamenilor ce-i “chestia aia” și cu ce trebuie deschis/editat. Este cel mai bine să folosești formate cunoscute deja de oameni, de preferat standardizate (iar standardul să fie deschis), pentru a putea să le manipulezi cu mai multe programe, pe diverse sisteme de operare.
• Un singur format pentru un anume scop. Cu extrem de puține excepții, nu există conversie perfectă între formatele de fișiere care au același scop. Mai devreme sau mai târziu vei întâmpina dificultăți în a administra, de exemplu, documente text în 3-4 formate. Nici nu mai menționez ce se va întâmpla dacă folosești un șablon de companie, cu header și footer, pe care trebuie să-l schimbi și să-l aplici la toate documentele.
• Să existe programe gratuite care recunosc acel format de fișiere. Atunci când trimiți documente în afara companiei, la clienți sau parteneri, trebuie să te asiguri în primul rând că aceștia au posibilitatea să le deschidă. Nimeni nu va fi prea fericit dacă trebuie să cumpere o licență pentru a vizualiza un fișier de la tine. Dacă însă există o aplicație gratuită (de preferat chiar open source), problema este rezolvată.

Aplicând regulile de mai sus, iată și recomandările mele în privință formatelor de fișiere:

• documente text care trebuie editate – ODT
• documente destinate printării – PDF
• foi de calcul – ODS
• prezentări – ODP
• arhive – ZIP
• fișiere scanate – PNG
• fotografii – JPG
• stocare email-uri – formatul Maildir

Tu ai o politică în privința formatelor de fișiere care se folosesc în compania ta? Ce alte tipuri de fișiere față de cele de mai sus folosești? Lasă un comentariu mai jos!

Iar dacă ai nevoie de ajutor în definirea și aplicarea unei politici IT în companie, știi unde să ne găsești!

Image credit: Toms Bauģis.

Related posts:

1. Lecție de chimie organică pentru companii și candidați Ca recrutori, ne lovim uneori de următoare situație: alegem CV-uri...
2. Emulatoarele și utilizarea lor în companii Utilizarea de emulatoare (software care permite rularea sistemelor de operare...