Am văzut deja cum se aleg diferite părți ale infrastructurii informatice pentru compania ta: dacă ar trebui să cumperi sau nu calculatoare second-hand, dacă este mai potrivit să oferi angajaților desktop-uri sau laptop-uri și cum să alegi un abonament la Internet. Dar mai lipsește ceva: cum alegi ce software să instalezi pe sistemele angajaților? (Precizare: nu vei citi aici nici un sfat de genul “pune WinXP și MSOffice de pe torenți”!)
Am atins tangențial alegerea sistemului de operare atunci când am prezentat un business case în care am arătat că este posibil (și chiar simplu) să folosești Linux la secretariat. Dar angajații tăi nu folosesc doar sistemul de operare și aplicațiile implicite și va trebui să decizi ce alt software vor utiliza angajații.
Am identificat câteva criterii de selecție care te vor ajuta. Le-am ordonat în funcție de importanță, descrescător (cel mai important este primul, cel mai puțin important, ultimul).
1. Securitatea. Nu există nici un alt criteriu mai important! Cu extrem de puține excepții, datele pe care le manipulează angajații sunt confidențiale sau cel puțin sensibile și nu îți poți permite ca sistemele tale să fie “sparte” iar datele să fie furate.
Mai mult, în fișierele create există înmagazinate multe ore de muncă. Este adevărat că ai făcut backup, dar un crash care duce la pierderea muncii dintr-o singură zi poate însemna câteva ore irosite, adică bani pierduți.
Este deci important ca software-ul pe care îl alegi să fie stabil, în eventualitatea în care “crapă” șansa să piardă datele să fie minimă, iar securitatea împotriva atacurilor din exterior să fie minimă.
2. Suportul. Vorbim despre software, iar software-ul nu este perfect. Vei avea inevitabil probleme care te vor forța să apelezi la suportul tehnic. Dacă achiziționezi software de la un producător, cercetează calitatea și promptitudinea operatorilor de la suport tehnic.
Dacă alegi software open source, verifică ce fel de comunitate există în jurul produsului – cât de activi și de bine pregătiți sunt membrii. Nu uita că și pentru produse open source poți achiziționa pachete de suport – fie de la programatori, fie de la companii locale (de exemplu, NOVIT).
Atenție, de multe ori “suportul de la producător” nu este mai bun decât “suportul de la comunitate”, iar mai scump nu înseamnă neapărat mai bun!
3. Funcționalitățile. Evident, software-ul pe care îl alegi trebuie să îndeplinească toate caracteristicile de care au nevoie angajații tăi pentru a-și face treaba. Niciodată nu trebuie să alegi software-ul după specificațiile producătorului sau (mai rău!) după materialele de marketing!
Întotdeauna testează software-ul înainte să iei decizia de a-l folosi în toată compania. Crează un grup de 2-3 angajați care știu foarte bine cum va fi utilizat software-ul și roagă-i să testeze timp de câteva zile programele de pe “lista scurtă”.
Există cazuri în care producătorii nu oferă variante de test. Cu foarte puține excepții (instalarea este atât de complexă încât nu este fezabilă, doar pentru un test), producătorii care nu oferă versiuni de test nu-și respectă clienții și deci nu merită să te aibă de client.
4. Ergonomia. Din păcate, ergonomia este lăsată de mulți pe ultimul loc, în favoarea prețului. Tot din păcate, este probabil criteriul cel mai greu de apreciat corect. Dar nu este în nici un caz lipsit de importanță!
Dacă modul în care utilizatorul interacționează cu software-ul duce la confuzii, operații accidentale (de exemplu butoane puse prea aproape unul de altul) sau sunt necesare 20 de click-uri pentru a efectua o operație uzuală, angajații tăi vor pierde timp și nu se vor putea concentra pe task-ul pe care încearcă să-l execute.
Asigură-te că software-ul este o unealtă care îi ajută, nu o piedică în fața productivității. Cere feedback de la utilizatori!
5. Prețul. Am lăsat la sfârșit prețul, nu pentru că nu ar fi important – susțin alegerile inteligente și reducerea costurilor, atunci când se poate – dar nu este mai important decât ceea ce am scris mai sus. Iar din fericire, există software pentru orice buzunar, în orice domeniu.
Calculul costurilor reale ale unei soluții software este un subiect care ar merita un post separat (sau mai multe) și o analiză mai amănunțintă. Voi menționa doar că prețul “up-front” nu este nici unicul nici cel mai important criteriu. Alte costuri care pot apărea sunt: costuri de mentenanță (update-uri sau upgrade-uri), costuri pentru suport tehnic, pentru training, costuri de implementare (dacă produsul trebuie personalizat).
Voi menționa doar că în cele mai multe cazuri recomand utilizarea soluțiilor open source împreună cu achiziționarea unui pachet de administrare și suport de la un ofertant de soluții IT (cum este NOVIT) în defavoarea achiziției de licențe pentru software proprietar și suport tehnic “de la producător”.
Iată doar o scurtă listă de aplicații uzuale pentru companii, care sunt recomandările mele implicite atunci când configurez și instalez un sistem:
- sistem de operare: Ubuntu Linux.
- pachet office: OpenOffice.
- client email (doar client email): Thunderbird.
- suită email, calendar, task-uri: Evolution.
- browser: Chrome sau Firefox.
- chat: Pidgin.
Tu cum alegi software-ul pentru compania ta? Sunt criteriile de mai sus printre cele pe care le folosești și tu? Scrie un comentariu mai jos!
Iar dacă ai nevoie de ajutor pentru a decide ce produse să folosești în compania ta, contactează-ne!
Image credit: MNgilen.
Related posts:
- Cum alegi un abonament la Internet pentru compania ta Atunci când vine vorba de Internet, parcă niciodată nu e...
- Cum alegi sistemul de operare pentru computerele companiei Am scris deja un “framework” care te poate ajuta să...
- 5 motive de a alege open source pentru compania ta Fiecare din alegerile noastre, fie în viata personală, fie în...
- Cum alegi un nume de domeniu pentru situl companiei tale Orice companie modernă trebuie să aibă un sit pe Internet....
- Cum plătești pentru software Nu poți achiziționa software așa cum cumperi un birou, deși...
[...] Am scris pe blog-ul NOVIT încă un articol care ajută companiile să decidă ce servicii și produse vor folosi (după ce deja am vorbit despre alegerea sistemelor și conexiunii la Internet). Acum poți afla cum alegi software-ul potrivit pentru compania ta. [...]