Voi aborda acest subiect pornind de la premisa că orice companie, indiferent de mărimea ei, trebuie să aibă o activitate procedurizată măcar parțial. Motivele pentru a lucra după un set de reguli, de proceduri, sunt multe. Amintesc în continuare doar câteva dintre utilizările procedurilor:
- ca instrument de training pentru noii angajați
- pentru optimizarea activității
- pentru monitorizarea mai ușoară a etapelor de lucru
- ca standardizare a metodelor de lucru, și pentru eliminarea soluțiilor “ah-hoc”
În mod natural, angajații doresc să își efectueze bine munca lor. Însă neurmărirea unui traseu anume și a unor etape importante, pot conduce la rezultate proaste, deși angajatul poate fi bine intenționat. Procedurile de lucru realizate bine, pot indica direcția corectă, pot îmbunătăți comunicarea, pot reduce timpul acordat trainingului și îmbunătățirea activițății în sine. Performanța angajaților unei companii depinde mult de calitatea procedurilor de lucru.
Nu pot deci, decât să apreciez inițiativa acelor companii care implementează proceduri de lucru pentru toate activitățile. Este necesar să procedurizezi activitatea dintr-o companie și să impui acest sistem angajaților. De la lăudarea acestei inițiative până la calitatea acestor proceduri și implementarea corectă a acestora mai este însă o distanță considerabilă.
Alegerea procedurilor care trebuie scrise și apoi implementate trebuie să țină cont de mai mulți factori, printre care mărimea companiei (în număr de angajați), obiectul de activitate al acesteia și climatul general organizațional.
Într-o companie cu peste 300 de angajați, fără proceduri nu s-ar putea lucra, nu s-ar respecta termenele de lucru, nu ar exista un cod de etică în relația cu clienții și ce este mai grav, în mod cert nu s-ar respecta legislația.
Într-o companie mai mică însă, unde să presupunem că sunt în jur de 10- 20 angajați, necesitatea existenței unor proceduri se reduce (nu dispare de tot însă!). Comunicarea la acest nivel se face mult mai ușor, nivelele ierarhice sunt foarte puține. În acest caz, procedurile trebuie neapărat adaptate, simplificate, pentru că structura organizației în sine este mult simplificată. Astfel, un sistem puternic procedurizat nu își găsește locul într-o companie de această dimensiune.
Obiectul de activitate al unei companii contează pentru alegerea tipurilor de proceduri. Într-un fel vor fi procedurile de relaționare cu clientul într-o companie de PR, în care accentul se pune pe atitudine, reguli de scriere a comunicatelor, modalitate de exprimare, și bineînțeles că într-un mod diferit va fi făcută o astfel de procedură într-o companie de producție de piese auto.
Climatul general organizațional sau mai bine zis cultura organizațională a unei companii își pune și ea amprenta asupra modalității de procedurizare a activității, alături de industria în care activează compania. Într-o companie în care primează comunicarea informală, cum sunt cele din industria IT, reguli mult prea stricte nu-și au rostul și dacă acestea vor fi create, ele cu greu își vor găsi aplicabilitatea. Într-o companie din sistemul financiar însă, regulile vor fi foarte clare, și vor fi respectate până la cel mai mic detaliu.
Un alt exemplu al importanței alegerii tipului de proceduri poate fi și următorul: crearea unei proceduri de comunicare prin e-mail, extrem de stufoasă, într-o companie în care majoritatea angajaților nu desfășoară activități care necesită lucrul cu calculatorul nu va ajuta compania, ci din contră.
Alegerea procedurilor și implementarea acestora într-o companie trebuie atent analizate și adaptate fiecărei organizații în parte, în funcție de specificul acesteia. Ineficiența unui astfel de sistem poate conduce la blocaje majore de comunicare în cadrul echipelor, între angajați și superiorii lor sau între angajați și clienți, poate să birocratizeze atât de mult activitatea încât să nu se mai poată respecta deadline-uri, să fie afectată performanța oamenilor și în final să întârzie sau să împiedice complet realizarea obiectivelor companiei.
Vrei să afli mai multe despre proceduri și cum pot să te ajute? Una din specializările NOVIT este modelarea de procese! Contactează-ne!
Ai implementat deja proceduri în compania ta? Povestește-ne cum te-au ajutat (sau… încurcat), cu un comentariu mai jos!
Image credit: bragadocchio.
No related posts.
Ultimele comentarii