Ai o firmă. Ai de făcut o activitate oarecare. Poate să fie ceva ce n-ai mai făcut până acum, sau ceva ce faci deja intern. Poate să fie ceva ce o să faci extrem de rar sau foarte des. Poate fi ieftin sau scump – dar trebuie făcut. Iar dacă citești post-ul ăsta, te gândești dacă e cazul să externalizezi sau să execuți intern.
Tendința celor mai mulți este să încerce să se descurce intern. De la angajarea unui network administrator, care ajunge să schimbe și tonerul la imprimantă și să repare sistemul de alarmă, până la achiziționarea unei mașini pentru livrare și angajarea unui șofer care nu e ocupat 8 ore/zi, se pot găsi o multime de exemple în care externalizarea ar fi fost soluția potrivită.
Propun mai jos un mic filtru care să indice dacă o anumită operație trebuie făcută intern sau externalizată. Sunt 5 întrebări la care trebuie răspuns cu Da sau Nu:
1. Ai capabilități? Analizează corect dacă oamenii tăi sunt pregătiți să efectueze operația respectivă și dacă au timpul necesar. Băiatul de la IT e deștept și poate învăța să depaneze o imprimantă, dar o să-i ia de câteva (zeci de) ori mai mult decât angajaților de la service-ul producătorului, pentru că trebuie să învețe – în final o să te coste mai mult. Angajatul de la aprovizionare are deja o mașină și poate să livreze marfa la clienți, dar dacă e deja ocupat 8h/zi, nu mai are timp să-și facă bine nici treaba pentru care l-ai angajat, iar livrările vor suferi și ele. Nu răspunde Da decât dacă ai deja oameni pregătiți și disponibili, care să facă asta.
2. Este core business? Gândește-te ce-ți aduce bani în mod direct. Oricine nu este pe traseul materie primă – producție – vânzare nu este în core business, cu puține excepții (de exemplu relațiile cu clienții, care ar trebui să fie în core business chiar dacă ai o fabrică de cuie care vinde en-gross). Să externalizezi core business nu este, în general, o idee bună, mai ales dacă nu ai experiență în externalizare și nu cunoști direct firma cu care urmează să lucrezi. Există însă cazuri în care are rost să faci asta – de exemplu să externalizezi serviciile de vânzare către un partener care are o rețea extinsă și o poziție importantă în piață – pentru că îți poate oferi vânzări numeroase, repede.
3. Are legătură directă cu clienții sau partenerii? Cu foarte puține excepții, când externalizezi nu ai control asupra celui care efectuează în mod real treaba. Când ai semnat contractul ai cunoscut un manager simpatic într-un birou foarte frumos. Dar e posibil ca cel care vorbește cu clientul tău să fie agramat. De asemenea, nu poți să știi dacă este motivat, dacă a înțeles exact ce are de făcut. Trebuie să ai grijă dacă vrei să externalizezi servicii care îți pot afecta imaginea în fața clienților și a partenerilor – trebuie să ai un contract “beton” și modalități de control, motivare și penalizare a persoanei care vorbește în numele tău. Dacă nu ai cum să faci asta, evită să externalizezi sau mai caută oferte.
4. Ai nevoie des? Dacă răspunsul este Nu, trebuie să externalizezi. S-ar putea să te coste mai mult per oră, dar să ai un angajat care nu este încărcat suficient nu-ți poate aduce decât probleme. În primul rând că se va obișnui să nu facă nimic și se va simți persecutat când o să-l muncești 3 zile câte 8 ore continuu (și s-ar pute să-ți dispară fix când ai nevoie de el). Apoi, pentru că se va plictisi se va ocupa cu diverse activități recreative cum ar fi să-i scoată pe toți la țigară, să se joace pe calculator și să bârfească non-stop. Logic, ceilalți se vor demotiva că ei muncesc și alții stau (de cele mai multe ori pe același salariu sau chiar mai mare) și vor munci și ei mai puțin. În concluzie, dacă nu ai nevoie des, trebuie să te gândești să externalizezi chiar și operațiile apropiate de core business, de exemplu marketing, comunicare și relațiile cu clienții.
5. Te costă mai mult să externalizezi? Când compari salariul unui om cu costul facturii, greșești. Calculează corect cât te costă un om – salariu, taxe, regie, consumabile, efort de management sau alte riscuri (cheltuieli cu concedierea, angajat temporar în caz că se îmbolnăvește sau rămâne însărcinată). O să-ți iasă o cu totul altă sumă (da, mult mai mare). Empiric, chiar și în cazul în care factura pe care o plătești pentru externalizare este de 3 ori mai mare fără TVA decât salariul net al unui om, tot merită externalizat. Dar în cele mai multe cazuri ce plătești pentru externalizare este chiar mai puțin decât salariul net al respectivului angajat – mai ieftin + fără bătaie de cap = love.
Dacă ai răspuns cu Nu la câteva din întrebările de mai sus, e cazul să te gândești serios dacă nu e mai bine să externalizezi partea respectivă a activității. În foarte multe cazuri, serviciile oferite de firme specializate sunt mai bune decât oamenii pe care îi poți angaja. În majoritatea cazurilor este mai ieftin să externalizezi, cu atât mai mult cu cât poziția externalizată nu este direct implicată în core business. Un alt avantaj major al externalizării este că fiind o relație comercială nu ai probleme de personal (angajări, concedii) iar în cazul în care nu mai ai nevoie sau nu ești mulțumit de serviciile primite, tot ce trebuie să faci este să reziliezi un contract și să cauți ceva mai bun. Pe de altă parte, să concediezi pe cineva poate fi extrem de dificil.
Principalele activități “suspecte” de a fi externalizate sunt cele de suport sau care se efectuează rar:
- IT
- resurse umane
- comunicare
- transporturi, aprovizionare
- curățenie, pază
Ai întrebări în legătură cu externalizarea serviciilor de suport sau dorești o ofertă? Scrie un comentariu mai jos sau contactează-ne, NOVIT te poate ajuta!
Notă: Acest post este republicat de pe blogul meu personal, articolul original este acesta.
Image credit: vlima.com
No related posts.
Ultimele comentarii